استفاده از کاغذ و محصولات مرتبط با کاغذ می تواند آسیب زیادی به محیط زیست وارد کند زیرا درختان برای تولید کاغذ قطع می شوند که می تواند منجر به جنگل زدایی و انتشار گازهای کربنی در محیط شود. با این اوصاف، ما چند دلیل را مورد بحث قرار خواهیم داد که چرا دفاتر بدون کاغذ آینده هستند و چرا ممکن است حرکت مناسب برای کسب و کار شما بدون کاغذ باشد:
مقرون به صرفه بودن
یکی دیگر از مزایای بدون کاغذ این است که کسب و کارها می توانند اسناد خود را به صورت دیجیتالی بدون هیچ گونه هزینه اضافی ذخیره کنند. اسناد دیجیتال فضای کمتری را اشغال می‌کنند و می‌توانید به راحتی هزاران و میلیون‌ها سند را روی یک رایانه ذخیره کنید. و بهترین چیز این است که می توانید حجم این اسناد را با استفاده از کمپرسورهای دیجیتالی برای کاهش حجم فایل کاهش دهید.
امنیت بهتر
یک دفتر بدون کاغذ همه کارمندان را قادر می سازد تا از طریق اینترنت به اسناد مهم و داده های شرکت در هر نقطه از جهان دسترسی داشته باشند. این بدان معنی است که فرآیندهای کسب و کار شما می توانند 24 ساعته بدون هیچ گونه اختلالی ادامه داشته باشند و کارمندان شما می توانند با خوشحالی از خانه خود کار کنند.
دوستدار محیط زیست
اسناد دیجیتال همچنین امکان کار با نیروی سیار را فراهم می کند. اسناد دیجیتال به عنوان اختراعات بسیار مهم قرن بیست و یکم ثابت شده است و با بدون کاغذ، کارمندان شما می توانند تنها با چند ضربه به تمام اسناد دسترسی داشته باشند. همه برنامه‌ها و وب‌سایت‌های تلفن همراه تنها با چند ضربه در تلفن همراه فاصله دارند. آن روزهایی که کارمندان باید به صورت فیزیکی در دفتر حضور داشته باشند تا بتوانند اسناد را مدیریت و مرور کنند، گذشته است. با اسناد دیجیتالی، کارمندان می توانند در خانه خود به راحتی کار کنند.
استقبال از دفاتر بدون کاغذ به کاهش هزینه، بهره وری بهتر و امنیت بهتر کمک می کند و محیط را ایمن نگه می دارد زیرا دفاتر بدون کاغذ سازگار با محیط زیست هستند. هر ساله جامعه تجاری از میلیون ها تن کاغذ استفاده می کند و این اعداد می توانند مشکلات زیست محیطی قابل توجهی ایجاد کنند. بدون کاغذ رفتن نه برای خود کسب و کار بلکه برای نسل بشر مفید است. سازمان ها و دولت ها سهم خود را برای ترویج دفاتر بدون کاغذ انجام می دهند و زمان آن فرا رسیده است که جامعه تجاری نیز سهم خود را انجام دهد.
منبع: https://www.xiaomitoday.com/2022/10/12/why-paperless-offices-are-the-future-of-businesses/
بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌ها به دلایلی در حال تغییر به سمت دفاتر بدون کاغذ هستند که دلیل اصلی آن کاهش ردپای کربن است. تغییر اقلیم امری جدی است که نتایج آن برای ما مشهود است و اگر اکنون مداخله نکنیم و این تغییر را معکوس نکنیم، نسل های آینده باید عواقب شدیدی را متحمل شوند.
با اسناد دیجیتال و سیستم های مدیریت سوابق الکترونیکی، تمام اسناد بر روی سرورهای امن و رمزگذاری شده ذخیره می شوند که فقط افراد مجاز می توانند به آنها دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، تنها در چند لحظه می توان از اسناد دیجیتال نسخه پشتیبان تهیه کرد و در صورت خرابی سرور، این اسناد را می توان در هر زمان از نسخه پشتیبان بازیابی کرد. نکته مفیدتر این است که می توان به این اسناد در هر دستگاهی از جمله رایانه شخصی، لپ تاپ، تبلت و تلفن همراه دسترسی داشت.
اجازه کار با نیروی متحرک را می دهد
فناوری می تواند با جایگزین کردن اسناد کاغذی، تجربه اداری ما را بهتر کند. ممکن است تقریباً غیرممکن یا یک امکان دور به نظر برسد، اما آینده تجارت دفاتر بدون کاغذ خواهد بود. یک دفتر بدون کاغذ بدون اسناد کاغذی، بدون نیاز به امضا و ارسال مدارک در اطراف دفتر، و بدون نیاز به غربال کردن اسناد به نظر خیلی خوب به نظر می رسد که درست باشد، اما قطعا آینده کسب و کارها خواهد بود.
تکنولوژی روز دنیا را فرا گرفته است. گوشی های هوشمند، برنامه های موبایل، سیستم های اتوماسیون خانه های هوشمند و خودروهای هوشمند تجسم فناوری روز هستند. اگر زندگی ما به لطف فناوری مدرن بسیار راحت تر شده است، پس چرا باید تجربه اداری ما با زندگی شخصی ما متفاوت باشد؟
تورم در سطح جهان رو به افزایش است و شرکت هایی مانند McdVoice به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها و افزایش سود خود هستند. به نظر می رسد که بدون کاغذ بودن گزینه ای مناسب است که از طریق آن مشاغل می توانند هزینه های خود را کاهش دهند و سود خود را افزایش دهند. مستندات کاغذی در دنیای دیجیتالی که ما در آن زندگی می کنیم یک چیز پرهزینه برای مدیریت است، بدون ذکر کاستی اسناد کاغذی مانند سرقت، جابجایی، تخریب و غیره که برای یک تجارت مضر است.
امنیت اسناد کاغذی در معرض نقض امنیتی است. حتی با تمام اقدامات امنیتی، هرگز نمی توان گفت که اسناد 100٪ ایمن هستند. این اسناد همچنین مستعد تخریب در آتش سوزی یا بلایای طبیعی مانند سیل یا طوفان هستند. گاهی اوقات نیز ممکن است این اسناد به دلیل خطای انسانی گم یا نابجا شوند و مشکلات زیادی را به دنبال داشته باشد.
با استفاده از بدون کاغذ، کسب و کارها دیگر مجبور نخواهند بود برای خرید کاغذ، محصولات مرتبط با کاغذ، چاپگرها، جوهر چاپگر، یا استخدام کارکنان بایگانی پول خرج کنند. این امر به ویژه در مورد فست فودهای زنجیره ای مانند MyCfaVisit. علاوه بر این، نیازی به صرف هزینه برای اجاره فضای ذخیره‌سازی اسناد یا کابینت فایل نخواهد بود، زیرا تمام اسناد به صورت دیجیتالی در فضای ابری و رایانه‌ها ذخیره می‌شوند.
